Evidence a hlášení cizinců v zaměstnání

Evidence a hlášení cizinců: 8 důležitých pravidel bez pokut

Evidence a hlášení cizinců: 8 důležitých pravidel bez pokut. Naučte se, jak zaměstnat cizince a splnit povinnosti vůči Úřadu práce.

Proč je evidence a hlášení cizinců pro firmy zásadní

Český trh práce se stále více otevírá zahraničním pracovníkům. Zatímco ještě před několika lety přicházeli především pracovníci z EU, dnes tvoří významnou část i pracovníci z Filipín, Ukrajiny či Mongolska. Pro firmy je to řešení nedostatku pracovní síly, ale zároveň s tím přichází řada povinností. Pokud zaměstnavatel podcení evidenci a hlášení cizinců, riskuje nejen vysoké pokuty, ale i ztrátu dobré pověsti u kontrolních orgánů.

Někteří menší zaměstnavatelé se domnívají, že stačí, když cizinec získá zaměstnaneckou kartu, a jejich povinnosti končí. To je ale omyl. Povinnost vést evidenci a oznamovat změny zůstává plně na firmě – a inspekce práce to velmi pečlivě kontroluje.

Informace o nástupu cizince do zaměstnání

Základním krokem je hlášení nástupu cizince na Úřad práce. Musí proběhnout nejpozději v den nástupu. Existují tři způsoby:

vyplněním online formuláře na webu MPSV,
zasláním XML souboru přes datovou schránku,
automatickou integrací firemního systému s databází MPSV.

Důležité je, že hlášení musí proběhnout i v případě, kdy pracovní poměr nakonec vůbec nezačne. Právě to bývá častou chybou firem, které pak dostanou pokutu za nesplnění oznamovací povinnosti.

Hlášení změn během pracovního poměru

Evidence a hlášení cizinců se netýká jen prvního dne. Zaměstnavatel musí hlásit každou změnu, která může mít vliv na povolení k pobytu či práci:

změnu pracovní pozice nebo náplně práce,
změnu úvazku (plný vs. částečný),
změnu místa výkonu práce,
ukončení pracovního poměru (do 10 dnů od skončení).

Pokud cizinec změní zaměstnavatele, je potřeba podat hlášení nejen na Úřad práce, ale v určitých případech i na Ministerstvo vnitra. Podrobnosti najdete v našem článku Jak zaměstnat cizince.

Evidence cizinců podle zákona

Zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, jasně stanovuje, jaké údaje musí být vedeny v evidenci zaměstnavatele. Patří sem identifikační údaje, číslo cestovního dokladu, druh práce, místo výkonu, údaje o zaměstnanecké kartě i datum nástupu a ukončení zaměstnání. Tyto záznamy slouží jako základní dokumentace při případné kontrole.

Kopie pasu a zaměstnanecké karty se musí uchovávat po dobu zaměstnání a ještě 3 roky po jeho skončení. To znamená, že pokud firma zaměstnává větší počet cizinců, je nezbytné nastavit interní archivaci tak, aby se žádný dokument neztratil.

Rozdíly mezi občany EU a cizinci ze třetích zemí

U občanů EU a jejich rodinných příslušníků nejsou vyžadována pracovní povolení, avšak oznamovací a evidenční povinnost zaměstnavatele stále platí. Firmy často tuto povinnost přehlížejí, protože se domnívají, že občané EU „žádné papírování“ nepotřebují. I u nich však musí být vedeny údaje a hlášeno na Úřad práce.

Naopak u cizinců ze třetích zemí, jako jsou například pracovníci z Filipín, je situace složitější. Musí mít zaměstnaneckou kartu či jiné povolení, a zaměstnavatel navíc nese plnou odpovědnost za kontrolu jejich platnosti.

Jaké sankce hrozí při nesplnění povinností

Pokuta až 100 000 Kč není jedinou hrozbou. Inspekce práce může v případě závažného porušení uložit i zákaz zaměstnávat cizince po určitou dobu. To je pro firmu likvidační zejména tehdy, pokud spoléhá na zahraniční pracovní sílu jako na hlavní zdroj zaměstnanců.

Dalším rizikem je ztráta možnosti využívat Program kvalifikovaný zaměstnanec, který zajišťuje rychlejší vyřízení zaměstnaneckých karet a je hojně využíván například pro nábor pracovníků z Filipín. Pokud firma poruší pravidla, Hospodářská komora může doporučit její vyřazení z programu.