Jak prodloužit zaměstnaneckou kartu: nejčastější chyby zaměstnavatelů

Pro prodloužení zaměstnanecké karty platí jasná pravidla a pevné lhůty. V praxi však firmy chybují v načasování, dokumentech a interní koordinaci. Tento návod pro HR a management shrnuje postup krok za krokem, upozorní na nejčastější chyby a nabídne checklist, jak prodloužení zvládnout bez zdržení.

Co znamená prodloužení zaměstnanecké karty a kdy je třeba začít

Prodloužení zaměstnanecké karty je žádost o pokračování platnosti stávající karty na stejné pozici a u téhož zaměstnavatele. Obvykle lze podat nejdříve 120 dnů před a nejpozději v poslední den platnosti karty. Doporučení pro praxi: spustit interní proces 6 měsíců před expirací a mít připravené podklady minimálně 5–6 týdnů před návštěvou MVČR.

Jak postupovat krok za krokem při prodloužení zaměstnanecké karty

Krok 1 – Ověřte smluvní a mzdové náležitosti

Zkontrolujte, zda pracovní smlouva/dodatek pokrývá celou dobu, o kterou žádáte prodloužení zaměstnanecké karty, a odpovídá aktuální mzdě a náplni práce. Ujistěte se, že pokud jste získali pracovníka prostřednictvím nektrého z vládou vytvořených programu pro ekonomickou migraci např. program Kvalifikovaný zaměstnanec, jeho pracovní podmínky odpovídají pravidlů. Mzda, kterou pracovníci pobírají kopíruje minimální mzdu, ale je násobkem koeficientu 1,22. Ujistěte se, že místo je řádně nahlášeno v evidenci volných pracovních míst určených pro zaměstnanecké karty. Případně vytvořte nové.

Krok 2 – Připravte kompletní dokumentaci

Vyplněná žádost o prodloužení zaměstnanecké karty
Cestovní doklad zaměstnance
Pracovní smlouva/dodatek (na požadovanou dobu, pracovní pozici a mzdu)
Mzdový výměr (pokud mzda není upravena v pracovní smlouvě)
Doklad o zajištění ubytování
Doklady o kvalifikaci (pokud vyžadováno), případně výpis z rejstříku trestů na vyžádání
Doklad o úhradě poplatku za prodloužení zaměstnanecké karty

Krok 3 – Podání a sledování řízení

Žádost se podává na příslušném pracovišti OAMP MVČR. Po podání sledujte průběh řízení (online) a včas reagujte na případné výzvy k doplnění. Při včasném podání a nezměněné pozici může zaměstnanec obvykle pokračovat v práci do rozhodnutí.

Krok 4 – Změny, které ovlivní prodloužení

Pokud se mění zaměstnavatel, pracovní zařazení nebo mzda, zvažte, zda nejde již o změnu podmínek vyžadující zvláštní oznámení/souhlas MVČR. V takovém případě aktualizujte dokumenty a postup.

Nejčastější chyby zaměstnavatelů při prodloužení zaměstnanecké karty

Chyba 1 – Žádost po termínu

Podání po expiraci znamená riziko zamítnutí. Nastavte interní upozornění 180/120/60/30 dní před vypršením.

Chyba 2 – Neúplné či neaktuální dokumenty

Chybějící dodatek, nesoulad v mzdě/pozici/pracovní době nebo chybějící ubytování patří k nejčastějším důvodům výzev a zdržení.

Chyba 3 – Postavení „nespolehlivého zaměstnavatele“

Firmy s delikty v oblasti zaměstnanosti, pojistného či daní riskují komplikace v řízení. Udržujte bezdlužnost a compliance.

Chyba 4 – Slabé interní řízení procesu

Bez jasného workflow (odpovědná osoba, checklist, termíny, eskalace) se chyby kumulují. Standardizujte postup pro všechny cizince. Nespoléhejte na to, že cizinec si pamatuje, kdy přesně mu zaměstnanecká karta expiruje.

Jak se chybám vyhnout – praktický checklist

6 měsíců před expirací spustit interní proces, 120 dní předem připravit podklady
Zajistit dodatek smlouvy, ubytování a potvrzení o kvalifikaci (dle profese)
Průběžně ověřovat stav řízení a reagovat na výzvy
Prověřit compliance firmy (pojistné, daně, žádné nelegální zaměstnávání)
Vést sdílený harmonogram s termíny, odpovědnostmi a milníky

FAQ – nejčastější dotazy k prodloužení zaměstnanecké karty

Kdy mohu podat žádost o prodloužení zaměstnanecké karty?

Obecně nejdříve 120 dnů před vypršením a nejpozději v poslední den platnosti. Doporučujeme začít interní přípravu už 6 měsíců před expirací.

Jaké dokumenty je nutné přiložit k žádosti?

Žádost, cestovní doklad, pracovní smlouva/dodatek, doklad o ubytování, optvrzení o úhradě správního poplatku, doklady o kvalifikaci (dle profese), případně výpis z rejstříku trestů na vyžádání.

Může zaměstnavatel, případně třetí strana podat žádost za zaměstnance?

Ano – na základě plné moci lze zaměstnance v řízení zastupovat.

Co když podám žádost pozdě?

Hrozí zamítnutí a přerušení výkonu práce. Proto nastavte vícestupňové interní připomínky a držte se lhůt.

Ovlivní prodloužení změna pozice nebo mzdy?

Ano – změny podmínek mohou vyžadovat oznámení/souhlas. Předem ověřte dopady a aktualizujte dokumenty.

Služby Principio: jistota procesu a termínů

Pro firmy, kde pracují cizinci zajišťujeme kompletní administrativu i vízový a relokační servis, nastavení interního workflow a průběžnou správu lhůt. Probereme vaši situaci a připravíme plán na míru.